发挥管理体系策划的作用是提高管理体系有效性的突破口

发布日期：2019-07-14 12:51:59 来源：互联网

一、管理体系策划工作的重要性和存在的问题

1．管理体系策划工作的重要性

    管理科学的基本原理告诉我们，策划是管理工作的第一步，“凡事预则立，不预则废”，有了良好的策划，通过组织、领导和控制，才有可能取得良好的绩效。策划的重要性在于能够让我们首先明确应该做哪些“正确的事”，进而指导我们如何“正确地做事”。如何与组织实际的管理基础相结合，科学合理地进行管理体系策划是我们应首先做的“正确的事”。

    实际上，不管是否引入管理体系标准，任何组织客观上都存在着一个管理体系。这个客观存在的管理体系可能在某些方面不尽科学和规范，组织引入管理体系标准，就是要引入标准中先进的管理思想和管理理念，应用科学的方法，在原有管理体系的基础上，通过有效地策划促进其进一步的规范和完善。组织在进行贯标认证时，需要首先考虑并解决原有的管理体系与标准之间的关系，使之有机结合、协调一致。置原有的管理体系不顾，重新建立一套所谓的满足标准的“管理体系”文件，必然造成管理体系的形式化和“两层皮”。

    目前，我们仍习惯于事后把关,处在管理体系有效性的“检验阶段”，难以将管理体系有效性工作纳入到正确的轨道上来。著名的质量管理大师戴明和田口玄一曾指出：产品质量首先是设计出来的，然后是生产出来的，但不是检验出来的。同理，提高管理体系的有效性，首先必须将工作重点转移到对管理体系的有效设计（策划）上来，从管理体系发展的现阶段而言，这显得尤为重要。

2．管理体系策划工作的主要问题

    在以往十多年广大组织管理体系的建设中，如果问及管理体系策划是否需要，是否重要，相信不会有人质疑。但恰恰在此出现了重大问题，涉及管理体系的有关各方都会强调“策划”的作用，实际上却对管理体系策划缺乏正确的认识，以至于真正的管理体系策划过程被遗忘，致使管理体系策划活动缺失。

    或许有人说，我们贯标工作的计划安排就是开展的策划活动。其实不然，它实际上是对“贯标”工作的责任分工与任务部署，并非是对整个管理体系的科学策划。也有人说，策划的工作体现在管理手册中，但目前，大多数组织的管理手册是机械地按照标准条款的顺序进行编写，未能与组织的实际过程相结合，不能体现体系策划方案书的作用。具体表现如“策划”的《与顾客有关的过程控制程序》，仅描述了合同评审、签订过程活动，实际上销售部门在售前、售中、售后还有许多活动；又如“策划”的《生产和服务提供控制程序》，也未能涵盖公司在生产和服务方面的主要活动，包括资源配置、生产计划、生产准备、各工序生产控制、生产异常情况处理等方面。上述仅为“满足标准”取证而“策划”的相应文件，与组织实际情况完全脱离，从源头上形成了管理体系的“两层皮”。

    可以这样说，绝大多数贯标组织对ISO9001标准5.4条款的要求并未有效落实，正是因为策划工作的弱化和缺失，造成管理体系有效性差的被动局面。换言之，管理体系策划工作处于“悬空”状态，这种恍然大悟的感觉不能不使我们震惊！

二、以有效的管理体系策划为突破口，编制真正起作用的管理手册

1．编制真正起作用的管理手册是管理体系策划的落脚点

    强调管理体系策划的重要性，就必须谈到管理手册，因为两者之间有着极为重要的联系。管理手册其实是管理体系策划的输出载体。策划是一个复杂的活动，标准要求其输出的结果应文件化，管理手册正是文件化的具体体现。

    管理手册的作用是什么？多年来大部分人都认为是描述管理体系，在所有的程序文件及作业文件编制完成后，简单总结描述即可。如同一篇小说写作完成后，简单描述其故事梗概。但这仅仅是管理手册的次要作用，管理手册应是对管理体系进行策划后形成的大纲，相当于管理体系的“策划方案书”，如同一幅绘画作品首先要形成基本的结构和轮廓，然后再细部完善。上述所谓的“轮廓”和“细部”的关系即是手册与程序的关系，在此我们更强调的是对整体“轮廓”的策划。实际工作中，在对整个管理体系进行策划的总体框架下，进而展开对过程的策划，将使我们的管理体系更为完备和有效。

    所以，管理手册最主要作用是要“纲领”整个的管理体系。正所谓纲举目张，“纲举”，就是要体现管理体系策划的结果，形成管理体系的基本框架；“目张”，就是在明确框架的基础上，指导管理体系进一步的展开。真正起作用的管理手册应能够明确组织内部价值链各模块活动（大过程）之间的关系，是对组织管理框架的确定，而不是割裂组织运营过程，对照标准条款机械的描述。如此，管理手册才能够真正回到组织实际运营流程上，对管理体系的进一步展开提供路径和依据。

2．管理体系策划工作的突破是提高管理体系有效性的着力点

    首先，有效的管理体系策划，真正发挥管理手册的作用，是认证行业管理者和认证服务机构提高管理体系有效性工作的实际“抓手”，有利于将科学发展观的要求结合行业的实际情况落到实处。管理体系的改进是一项系统工程，纷繁复杂，有了这个“抓手”，将会使工作更具针对性，势必起到事半功倍的效果，否则很难统领全局，改变行业的不利局面。

    其次，经过有效的管理体系策划，以保证与组织经营实际相结合，必然与组织高层领导的愿望相吻合，促进他们对管理体系改进的关注程度，进而调动全员参与的积极性，共同完善组织的管理体系，改变管理体系脱离实际，只是少数人忙于贯标的被动局面。

    再次，改变以往对管理体系策划工作及所编制的管理手册可有可无的认识，可调动广大认证、咨询服务人员学习研究并丰富管理体系改进的实践，提高认证、咨询工作的水准，为组织提供更具操作性的建议。认证、咨询有效性的提高，必然促进组织管理体系有效性的提高。

三、勇于实践，立即行动，将提高管理体系有效性工作纳入科学轨道

    如何具体发挥管理体系策划的作用，这是一个系统而复杂的过程。总结以往十多年的经验，它需要具备管理基础的人员，首先接受有效的培训，再经过大量的实践历练，在系统思想与方法指导下才能完成。管理体系策划人员的能力和素质在很大程度上决定了解决管理体系有效性不高、管理体系“两层皮”问题的成败。在以往的工作中，广大获证组织受制于人员能力的局限，虽然自身也作出了很多的努力，但效果并不明显。因此，企业积极引入培训、聘请专家共同进行管理体系策划是非常必要的。

    中质协质量保证中心（QAC）一直在努力为提高管理体系有效性进行着探索和实践。在2008年中国认证认可协会（CCAA）鉴定认可的 “再造管理体系—方法与实践”（2009年更名为“五维一体化”管理体系）科技成果中，QAC对彻底根治“两层皮”现象，提高管理体系有效性问题进行了深入细致的阐述，提出了明确的思路和解决方案，尤其强调了管理体系策划的作用，具有良好的指导性和可操作性。在过去的一年中，QAC提供的增值审核服务，开展的“管理体系高级策划师培训”等各种形式的实践活动，深受企业欢迎，取得了很好的效果。

    总之，如何进行管理体系的有效策划，真正发挥管理手册的作用，无论行业的管理者、相关服务者还是广大组织的管理者，都应不再彷徨，立即行动，从我做起，从身边做起，将提高管理体系有效性工作纳入到科学的轨道！让我们沿着正确的方向不断实践，为开创认证事业的新局面而努力！

编辑：foodqa